Должностные обязанности секретаря – машинистки

Должностные обязанности секретаря – машинистки

Должностная

инструкция – главный организационно –правовой документ, регламентирующий

деятельность секретаря.

Должностная

инструкция – документ длительного пользования и применяется до замены новой

должностной инструкции. Поэтому к её составлению следует отнестись с большой

ответственностью. Что в должностной инструкции записано, то и спросится. Какие

права в ней даны, те Вы и имеете.

Секретарь

должен знать:

постановления,

распоряжения, приказы и др. руководящие нормативные документы вышестоящих и др.

органов, касающиеся организации делопроизводства;

государственную

систему документационного обеспечения управления;

стандарты

Унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

структуру

организации;

организацию

делопроизводства в организации;

схемы

документооборота;

порядок

составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения,

установленной отчетности;

сроки

и порядок сдачи дел в архив;

системы

организации контроля за исполнением документов;

оргтехнику

и др. средства механизации управленческого труда;

основные

экономики, организации производства, труда и управления;

законодательства

о труде и охране труда РФ;

правила

внутреннего трудового распорядка;

правила

и нормы охраны труда, техники безопасности производственной санитарии,

противопожарной защиты.

Квалификационные

характеристики секретаря, секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки

фактически аналогичны с добавлением машинописного оформления документов у

секретаря-машинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому

достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик.

Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:

выполняет

функции по обеспечению обслуживания работы руководителя организации или её

подразделений;

получает

для руководителя сведения от работников подразделений, вызывает их по его

поручению; организует телефонные переговоры руководителя;

принимает

и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые

сообщения и доводит их до его сведения;

следит

за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами

организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе

руководителя;

передает

и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;

печатает

по указанию руководителя различные материалы;

ведет

делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию,

осуществляет её систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком

и передает после её рассмотрения руководителям подразделения или конкретным

исполнителям для использования в процессе их работы, либо подготовки ответа,

следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;

принимает

документы на подпись руководителю;

организует

прием посетителей, содействует оперативности и выполнению просьб и предложений

работников;

формирует

дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность в

установленные сроки и сдает в архив.

Должен

знать:

постановления,

распоряжения, приказы и др. руководящие нормативные документы вышестоящих и др.

органов, касающиеся организации делопроизводства;

руководящий

состав организации и её подразделений;

машинопись,

правила орфографии и пунктуации, порядок расположения материала при печати

различных документов;

правила

печатания деловых писем и использования типовых форм;

правила

эксплуатации организационной техники;

стандарты,

унифицированные системы организационно-распорядительной документации;

основы

организации труда;

законодательство

о труде и охрана труда РФ;

правила

внутреннего трудового распорядка;

правила

и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной

защиты.

Список литературы

Для

подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://referat.ru

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.